Настройка и ведение контактной информации

Конфигурация позволяет хранить и обрабатывать контактную информацию, использующуюся на предприятии. Например, списки Физические лица, Организации, Партнеры и Контрагенты предоставляют одинаковые возможности по работе с адресами или телефонами.

Ведение и настройка контактной информации в конфигурации предполагают три этапа:

■ настройка видов контактной информации;

■ загрузка адресного классификатора;

■ ведение контактной информации.

Настройка видов контактной информации производится в списке НСИ и администрирование – Администрирование – Общие настройки – Контактная информация – Виды контактной информации.

Данный список имеет двухуровневую иерархию. Группы списка соответствуют спискам – носителям контактной информации, а элементы внутри групп определяют состав контактной информации этих списков.

Конфигурация позволяет хранить следующие типы контактной информации:

■ Адрес – реквизит с таким типом контактной информации предназначен для хранения адреса в виде произвольной строки или в виде шаблона адреса. Позволяет заполнять адрес, используя адресный классификатор, из формы шаблона ввода адреса. Если адрес заполняется с помощью адресного классификатора, то индекс адреса устанавливается из классификатора автоматически после окончания ввода адреса. Предопределенные фактический и юридический адреса используются в печатных формах документов. Если заполняется адрес не на территории РФ, то при вводе страны можно использовать Общероссийский классификатор стран мира;

■ Телефон – реквизит с таким типом контактной информации предназначен для хранения телефонных номеров в виде произвольной строки или в соответствии с шаблоном ввода номера телефона. Предопределенный телефон используется в печатных формах документов;

■ Адрес электронной почты – реквизит с таким типом контактной информации предназначен для хранения адреса электронной почты. Реквизит используется при отправке электронных писем из информационной базы;

■ Веб-страница – реквизит с таким типом контактной информации предназначен для хранения адресов веб-страниц;

■ Факс – реквизит с таким типом контактной информации предназначен для хранения номеров факсов в виде произвольной строки или в соответствии с шаблоном ввода номера телефона. Реквизит используется в печатных формах документов;

■ Другое – реквизит с таким типом контактной информации может использоваться для хранения произвольной текстовой контактной информации (например, о том, как добраться до организации).

Для обеспечения единства структуры и состава адресной информации ГНИВЦ ФНС РФ выпускает классификатор адресных объектов (КЛАДР). В КЛАДР содержатся почтовые адреса РФ. Система позволяет управлять ими и поддерживать их в актуальном состоянии.

Работа с адресным классификатором настраивается в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Интернет поддержка и сервисы обслуживание – Классификаторы и курсы валют.

Классификатор (полностью или по отдельным регионам) можно загрузить в приложение по команде Загрузка адресного классификатора. Загрузка классификатора не является обязательной, но позволяет в случае такой необходимости экономить интернет-трафик, ускоряет работу при медленном доступе в интернет или работать с классификатором без доступа в интернет.

Режим Подбирать и проверять адреса через интернет, которые не загружены в приложение позволяет использовать веб-сервис, предоставляемый фирмой «1С». Требуется постоянное подключение к Интернету. Данный режим может использоваться в дополнение к загрузке классификатора, когда, например, в приложение загружаются классификатор по регионам присутствия организации, а адреса из других регионов подбираются через интернет. Если классификатор ни по одному регионе не загружен, что через интернет будут подбираться все адреса.

При использовании режима Загружать классификатор в программу возможна загрузка из с портала 1С:ИТС или из локальной папки на компьютере. Загрузка адресных сведений осуществляется по кнопке Загрузить адресные сведения в форме загрузки адресного классификатора. При загрузке классификатора можно выбрать один, несколько или все регионы России, по которым необходимо загрузить адресные сведения. При повторной загрузке адресных сведений, ранее загруженных в классификатор, они перезаписываются. В веб-клиенте загрузка адресного классификатора не поддерживается.

Команда Очистка– обеспечивает доступ к форме Очистка адресного классификатора, использование которой позволяет удалить загруженные адресные сведения по выбранным неиспользуемым регионам для уменьшения размера базы при помощи кнопки Очистить адресные сведения. При этом можно выбрать один, несколько или все регионы, по которым необходимо удалить адресные сведения (например, ошибочно загруженные).

После настройки необходимых видов контактной информации, используемых на предприятии, и загрузки адресного классификатора можно приступать к заполнению контактной информации в списках-носителях. Контактную информацию в списки можно вносить:

■ в виде произвольной строки;

■ с помощью форм шаблонов.

В качестве примера на рисунке представлен процесс заполнения адреса в форме элемента списка Организации с помощью адресного классификатора.